Documento legal

Política de privacidad

Vigente desde el 27 de octubre de 2026

1. Quiénes somos

IVOLDATA, SOCIEDAD ANÓNIMA (“IVOLDATA”, “nosotros”) es una empresa constituida en la República de Guatemala, con domicilio en 4 calle C 2-28 zona 10, Colonia Guatel, Villa Nueva, Guatemala. Prestamos servicios de redes, telecomunicaciones y soporte técnico, y operamos un asistente de control de gastos que funciona por WhatsApp y Telegram para empresas (“empresas cliente”) y su personal (“usuarios”).

Esta política explica qué datos personales tratamos cuando una persona usa nuestro asistente o visita ivoldata.com, para qué los usamos y cómo puede ejercer sus derechos.

2. Datos que tratamos

• Identificación y contacto: nombre, número de teléfono, identificador de la cuenta de WhatsApp o Telegram, empresa a la que pertenece y su rol (por ejemplo, técnico, supervisor o contador).
• Mensajes enviados al asistente: textos, notas de voz y su transcripción, fotografías de facturas, comprobantes y odómetros, y documentos PDF.
• Datos de los gastos: fecha, monto, categoría, comentarios, referencia de trabajo, y los datos que aparecen en las facturas (emisor, NIT, número de autorización FEL, montos e impuestos).
• Ubicación: solo cuando el usuario decide compartirla desde su teléfono, para identificar el departamento donde ocurrió el gasto. No accedemos a la ubicación de otra forma.
• Datos técnicos y de uso: fecha y hora de los mensajes, historial de aprobaciones y correcciones, y registros técnicos necesarios para operar y proteger el servicio.

No pedimos ni tratamos datos sensibles como salud, religión u opiniones políticas. Pedimos a los usuarios que no los envíen por el asistente.

3. Para qué los usamos

• Registrar, clasificar y validar los gastos que el usuario reporta a su empresa.
• Leer facturas y notas de voz con herramientas de inteligencia artificial para ahorrar tiempo de digitación.
• Enviar avisos y recordatorios relacionados con el servicio, como confirmaciones, aprobaciones o gastos pendientes.
• Generar reportes y exportaciones para la empresa cliente.
• Detectar errores, duplicados y posibles usos indebidos, y dar soporte.
• Mejorar el servicio con estadísticas internas agregadas que no identifican a las personas.

No vendemos datos personales, no los usamos para publicidad y no enviamos mensajes promocionales por WhatsApp sin consentimiento previo. No usamos los datos de los clientes para entrenar modelos de inteligencia artificial.

4. Papel de la empresa cliente

El asistente lo contrata una empresa para su propio control de gastos. Esa empresa decide qué personas lo usan, qué reglas aplican y quién ve la información, y es la dueña de los datos de sus gastos. IVOLDATA trata esos datos por cuenta y siguiendo las instrucciones de la empresa cliente. Los supervisores, contadores y administradores que la empresa designe pueden ver los gastos de su personal.

En nuestros servicios técnicos (redes, cámaras y soporte) solo accedemos a los equipos e información del cliente en la medida necesaria para el trabajo. No copiamos ni conservamos grabaciones, contraseñas ni archivos del cliente, salvo que el cliente lo pida por escrito.

5. Con quién los compartimos

Solo compartimos datos con proveedores que necesitamos para prestar el servicio, y únicamente lo necesario:

• Meta Platforms (WhatsApp Business) y Telegram: para enviar y recibir mensajes.
• Proveedores de inteligencia artificial (Anthropic y OpenAI): para interpretar mensajes, leer facturas y transcribir notas de voz. Sus condiciones comerciales no les permiten usar estos datos para entrenar sus modelos.
• Proveedores de infraestructura (Supabase y Fly.io): para almacenar la base de datos y las fotografías, y para ejecutar el servicio.
• OpenStreetMap: recibe solo coordenadas, sin nombre ni teléfono, para identificar el departamento y municipio.

Algunos de estos proveedores procesan datos fuera de Guatemala, principalmente en Estados Unidos. También podemos revelar datos cuando lo exija una autoridad competente conforme a las leyes de Guatemala.

6. Cuánto tiempo los guardamos

Conservamos los datos mientras la empresa cliente tenga el servicio activo. Al terminar, la empresa puede descargar toda su información y, salvo que la ley exija conservarla, la eliminamos dentro de los 90 días siguientes. Las copias de respaldo se eliminan en su ciclo normal de rotación.

7. Seguridad

Usamos conexiones cifradas, acceso restringido por rol, separación de los datos de cada empresa y respaldos periódicos. Ningún sistema es completamente infalible; si ocurre un incidente que afecte datos personales, avisaremos a la empresa cliente afectada sin demora.

8. Tus derechos

Puedes pedir acceso a tus datos, su corrección o su eliminación, y oponerte a un tratamiento en particular. Si usas el asistente por medio de tu empleador, también puedes dirigirte a tu empresa, que es quien administra tu cuenta. Respondemos en un plazo máximo de 15 días hábiles.

9. Cómo eliminar tus datos

Para pedir que borremos tus datos:

• Escribe a info@ivoldata.com con el asunto “Eliminar mis datos”, indicando tu nombre, tu número de teléfono y la empresa con la que usas el asistente.
• Confirmaremos tu identidad y te avisaremos cuando la eliminación esté completa.

Si la empresa para la que trabajas necesita conservar los registros de gastos por obligaciones contables o fiscales, desvincularemos tu número y tu cuenta y conservaremos solo lo que la ley exija.

10. Cambios y contacto

Si cambiamos esta política publicaremos la nueva versión en esta página con su fecha de vigencia. Para cualquier duda sobre privacidad:

IVOLDATA, SOCIEDAD ANÓNIMA
Correo: info@ivoldata.com
Teléfono: +502 4028-9455
Dirección: 4 calle C 2-28 zona 10, Colonia Guatel, Villa Nueva, Guatemala